Mẫu GPT 3 — Soạn tin nhắn khách đúng chính sách

Mỗi ngày shop bạn nhận vài chục tin nhắn giống hệt nhau: "Cái này giá nhiêu?", "Ship về Cần Thơ bao nhiêu?", "Còn size L không?". Trả lời đến câu thứ hai mươi, bạn bắt đầu nhắn cụt lủn, khách thấy lạnh nhạt rồi lặng lẽ bỏ đi.

Tệ hơn, khách hỏi mà 15 phút không ai trả lời là chuyển sang shop khác. Với shop online, tốc độ trả lời gần như quyết định đơn hàng.

Bài này hướng dẫn bạn tạo một GPT trực chat riêng cho shop: nạp bảng giá, phí ship, tồn kho, chính sách đổi trả vào một lần — sau đó chỉ cần dán câu hỏi của khách, GPT trả về câu trả lời đúng thông tin shop trong vài giây. Nhiều chủ shop tiết kiệm được 1-2 giờ trực chat mỗi ngày.

Bạn sẽ làm được gì sau bài này:

• Tạo một GPT riêng biết rõ giá, phí ship, tồn kho và chính sách đổi trả của shop bạn
• Có sẵn bộ quy tắc trả lời mẫu, chỉ việc sửa tên shop rồi dán vào
• Trả lời khách nhanh và nhất quán, không lo nhân viên mới báo sai giá
• Biết cách cập nhật tài liệu khi đổi giá hoặc hết hàng

Bước 1: Chuẩn bị 4 file tài liệu của shop

GPT chỉ trả lời đúng khi có tài liệu đúng. Đây là bước quan trọng nhất — làm kỹ một lần, dùng lâu dài.

Mở Notepad hoặc Word, tạo 4 file riêng:

• bang-gia.txt — tên sản phẩm, mã, giá bán. Ví dụ: "Áo thun cotton M101 — 199k. Áo sơ mi trắng M401 — 349k".
• phi-ship.txt — phí theo khu vực và thời gian giao. Ví dụ: "Nội thành TP.HCM 15k, giao trong ngày. Tỉnh khác 30k, giao 2-4 ngày. Freeship đơn từ 300k".
• ton-kho.txt — món nào còn size nào, màu nào. Đây là file cần cập nhật thường xuyên nhất.
• chinh-sach-doi-tra.txt — đổi size trong 7 ngày, điều kiện còn tag, ai chịu phí ship chiều về.

Viết càng cụ thể, GPT càng ít bịa. Mỗi chỗ mơ hồ trong file là một câu trả lời sai có thể gửi tới khách.

Bước 2: Tạo GPT riêng trong ChatGPT

Bạn cần tài khoản ChatGPT Plus (khoảng 500.000đ/tháng) để tạo GPT riêng. Nếu chưa có, xem phần câu hỏi thường gặp cuối bài để làm theo cách miễn phí.

Thao tác:

1. Vào chatgpt.com trên máy tính, đăng nhập, bấm Explore GPTs ở menu bên trái.
2. Bấm + Create ở góc trên bên phải.
3. Chuyển ngay sang tab Configure để tự điền — nhanh và kiểm soát tốt hơn kiểu chat qua lại.
4. Ô Name đặt tên kiểu "Trực chat [TÊN SHOP]". Ô Description ghi ngắn gọn: "Trả lời giá, ship, tồn kho, đổi trả cho khách".

Bước 3: Dán bộ quy tắc trả lời vào ô Instructions

Ô Instructions là bộ não của GPT. Nó quyết định GPT trả lời kiểu gì, được nói gì và cấm nói gì. Copy mẫu dưới đây, sửa các phần trong ngoặc vuông cho đúng shop của bạn.

Bạn là nhân viên tư vấn online của shop [TÊN SHOP], bán [quần áo nữ] trên Shopee và Zalo.

NHIỆM VỤ: đọc câu hỏi của khách do chủ shop dán vào, soạn 1 câu trả lời ngắn gọn, thân thiện, sẵn sàng gửi.

QUY TẮC:
1. CHỈ trả lời dựa trên tài liệu đã nạp: bang-gia.txt, phi-ship.txt, ton-kho.txt, chinh-sach-doi-tra.txt. KHÔNG tự bịa giá, tồn kho hay khuyến mãi.
2. Nếu tài liệu không có thông tin, viết: "Dạ phần này em xin kiểm tra rồi báo lại anh/chị ngay ạ" — và ghi chú riêng cho chủ shop biết đang thiếu thông tin gì.
3. Xưng "em", gọi khách là "anh/chị". Tối đa 4 câu, viết như tin nhắn Zalo, không viết như email.
4. Khách hỏi giá: báo đúng bảng giá. Khách hỏi kèm ship: nêu rõ phí ship theo khu vực của khách.
5. Khách hỏi còn hàng không: trả lời theo ton-kho.txt. Nếu hết, gợi ý màu hoặc size thay thế đang còn.
6. Khách hỏi đổi trả: nêu đúng điều kiện trong chinh-sach-doi-tra.txt, không hứa thêm.
7. Cuối mỗi tin, thêm 1 câu mời chốt đơn nhẹ nhàng, ví dụ: "Anh/chị chốt giúp em size nào ạ?".
8. Nếu khách phàn nàn hoặc đòi hoàn tiền: KHÔNG tự soạn trả lời — ghi chú "tình huống khiếu nại, chuyển chủ shop xử lý".

Điểm quan trọng nhất trong bộ quy tắc: chỉ trả lời theo tài liệu, thiếu thì nói thiếu. Đây là chốt chặn để GPT không tự chế giá hay hứa freeship bừa bãi.

Bước 4: Nạp 4 file vào mục Knowledge

Vẫn trong tab Configure, kéo xuống mục Knowledge, bấm Upload files và chọn 4 file đã làm ở Bước 1.

Xong xuôi, bấm Create ở góc trên bên phải, chọn chế độ Only me rồi bấm Save. Nhớ chọn Only me — để bảng giá và chính sách nội bộ của shop không bị công khai cho người lạ.

Sau này khi đổi giá hay hết hàng, bạn quay lại đúng chỗ này: xóa file cũ, upload file mới. Mất chưa tới 2 phút.

Bước 5: Chạy thử với câu hỏi thật của khách

Đừng vội dùng ngay. Mở lại Messenger hoặc Zalo của shop, lấy 5-7 câu hỏi thật mà khách từng nhắn, dán lần lượt vào GPT. Câu test tốt nhất là câu gộp nhiều ý — khách thật hay hỏi kiểu này:

Áo sơ mi trắng M401 còn size M không shop? Ship về Đà Nẵng mất mấy ngày, phí bao nhiêu? Lỡ mặc không vừa thì đổi được không?

GPT phải trả lời đúng cả 3 ý theo tài liệu: tồn kho size M, phí ship Đà Nẵng, chính sách đổi size. Nếu sai chỗ nào, quay lại sửa file tương ứng — kinh nghiệm cho thấy lỗi thường nằm ở file, không phải ở GPT.

Cách dùng hằng ngày rất đơn giản: khách nhắn trên Shopee hoặc Zalo, bạn copy câu hỏi, dán vào GPT, đọc lại câu trả lời, chỉnh vài chữ nếu cần rồi gửi. Luôn đọc lại trước khi gửi, nhất là các con số.

Lỗi thường gặp và cách xử lý

• GPT báo sai giá hoặc bịa khuyến mãi. Mở bang-gia.txt kiểm tra — thường do file thiếu món đó hoặc ghi mơ hồ. Sửa file, xóa bản cũ trong Knowledge rồi upload lại.
• GPT trả lời dài dòng như văn mẫu. Thêm vào cuối Instructions: "Tối đa 4 câu, viết như tin nhắn Zalo, không chào hỏi rườm rà". Có thể dán thêm 2-3 tin nhắn cũ của bạn để GPT bắt chước giọng.
• Tồn kho đổi liên tục, file lỗi thời. Đặt quy định cứng: cuối mỗi ngày sửa ton-kho.txt một lần. Nếu hàng biến động quá nhanh, bỏ hẳn phần tồn kho và để GPT trả lời "để em kiểm tra kho báo lại ngay ạ" cho loại câu hỏi này.
• Quên cập nhật khi tăng giá. Đặt lịch cố định sáng thứ Hai hằng tuần rà lại cả 4 file một lượt. Ngày nào đổi giá thì sửa file ngay trong ngày, đừng để qua hôm sau.

Checklist trước khi dùng

• 4 file tài liệu đã ghi đủ và cụ thể: giá, phí ship, tồn kho, đổi trả
• Instructions đã sửa tên shop, mặt hàng và cách xưng hô đúng giọng của bạn
• GPT đã để chế độ Only me, không công khai tài liệu shop
• Đã test ít nhất 5 câu hỏi thật và đối chiếu đáp án với tài liệu
• Đã dặn nhân viên: câu trả lời của GPT phải đọc lại trước khi gửi khách
• Có lịch cập nhật file cố định hằng tuần

Chỉ mất khoảng một buổi tối để soạn tài liệu và cài đặt, đổi lại bạn có một trợ lý trực chat trả lời đúng giá, đúng chính sách bất kể 7 giờ sáng hay 11 giờ đêm — và bạn lấy lại 1-2 giờ mỗi ngày cho việc quan trọng hơn. Khi khách chuyển từ hỏi mua sang phàn nàn hay đòi hoàn tiền, hãy đọc tiếp bài Mẫu GPT soạn tin nhắn phản hồi khách đúng chính sách trên AI Teacher Park, và tham khảo khóa học ChatGPT cho chủ shop nhỏ để tự động thêm phần mô tả sản phẩm và bài đăng bán hàng.