Tạo Workspace Agent cho cộng đồng và builder: app, skill, quyền và lịch chạy

Một cộng đồng có lịch sự kiện, tài liệu Drive, thảo luận Slack và backlog GitHub. Nếu người điều phối phải mở bốn nơi để viết bản tin tuần, Workspace Agent là ca sử dụng có ranh giới rõ.

Plugin và connector/app có chính sách riêng; Workspace Agent còn có cấu hình theo agent. Agent chỉ nên có đúng hành động cần thiết, và hệ thống nguồn vẫn kiểm soát dữ liệu cuối cùng.

Kiến trúc workflow

• Apps: Calendar, Drive, Slack, GitHub cung cấp dữ liệu và hành động được duyệt.
• Skill: quy định cách lọc, ưu tiên và trình bày.
• Memory: giữ ghi chú theo người dùng khi phù hợp, không mặc định là kho chung.
• Schedule: chạy thứ Hai 09:00 và tạo bản nháp.
• Channel: chia sẻ trong workspace; mỗi người có thể phải xác thực app riêng.

Bước 1 - Mô tả agent

Tạo agent "Điều phối cộng đồng". Mỗi thứ Hai 09:00, tổng hợp Calendar 14 ngày tới, tài liệu mới trong Drive Community, thông báo ghim ở kênh Slack chỉ định và GitHub issues/PR có nhãn community. Tạo bản tin: Điểm nổi bật, Việc cần làm, Sự kiện, Đóng góp kỹ thuật, Vấn đề cần người phụ trách. Không đăng Slack, đóng issue hoặc merge PR. Chỉ tạo bản nháp có link nguồn.

Bước 2 - Kết nối app với quyền tối thiểu

• Calendar: đọc lịch cộng đồng, không sửa sự kiện.
• Drive: đọc thư mục chỉ định; nếu tạo nháp, chỉ ghi vào một thư mục đầu ra.
• Slack: đọc kênh chỉ định; tắt gửi trong vòng thử.
• GitHub: đọc issues/PR theo repository và nhãn; không cấp merge hoặc quản trị.
• Dùng agent-owned account chỉ khi admin hiểu phạm vi chia sẻ.

Bước 3 - Thêm skill tái sử dụng

Skill gồm hướng dẫn, template Markdown, tiêu chí chọn nội dung và ví dụ tốt. Có thể dùng skill builder hoặc upload skill theo chuẩn agent skills.

• Chỉ lấy mục có nguồn và liên kết.
• Gộp trùng theo URL hoặc mã issue.
• Ưu tiên việc có hạn trong 7 ngày.
• Đầu ra tối đa 800 từ và có mục Cần xác minh.

Bước 4 - Preview và xem hành động

Chạy Preview với dữ liệu mẫu. Kiểm tra agent gọi app nào, nguồn nào được dùng, có cố làm hành động bị cấm không và kết quả có liên kết ngược không. Thử app mất kết nối, repository không tồn tại và sự kiện trùng giờ.

Bước 5 - Chia sẻ trong workspace

Khi admin cấp quyền, bật sharing ở kênh ChatGPT. Với kết nối theo người dùng, mỗi người chỉ thấy dữ liệu họ vốn được phép. Với kết nối do agent sở hữu, người được chia sẻ có thể chạm đến phạm vi tài khoản đó, nên phải thận trọng.

Bước 6 - Lập lịch bản tin tuần

Thêm lịch thứ Hai 09:00, ghi rõ prompt và nơi nhận bản nháp. Chỉ bật gửi Slack sau khi đo độ chính xác, có người duyệt, giới hạn đúng kênh và có cách tắt.

Lịch chạy có thể lặp lỗi ở quy mô lớn. Theo dõi số lần chạy, lỗi app, đề xuất sai và usage của workspace.

Checklist trước khi publish

• Bắt đầu với quyền đọc; chỉ mở quyền ghi/gửi sau khi đã kiểm thử và có bước phê duyệt.
• Dùng dữ liệu mẫu hoặc đã ẩn danh trong vòng thử nghiệm.
• Mỗi lịch chạy phải có chủ sở hữu, nơi nhận bản nháp, cách xử lý lỗi và cách tắt nhanh.
• Luôn mở nguồn gốc để kiểm tra các số liệu, kết luận và hành động quan trọng.
• Không lưu token, secret hoặc khóa API trong instruction, skill hay file đính kèm.
• Tài liệu kỹ thuật phải liên kết về issue, PR hoặc nguồn gốc để builder kiểm tra.

Nguồn chính thức và lưu ý về giao diện

Nội dung tính năng được đối chiếu ngày 18/07/2026. Tên nút, vị trí menu và quyền có thể thay đổi theo đợt phát hành, plan, khu vực và cấu hình của admin. Ảnh trong bài là hình minh họa theo giao diện ChatGPT, không phải ảnh chụp workspace thật.

OpenAI Cookbook: Building workspace agents in ChatGPT

OpenAI Learn: Work mode admin FAQ