Work mode phù hợp với nhiệm vụ dài nhiều bước như đọc bộ tài liệu, lập dàn ý, đối chiếu số liệu và tạo bản thảo. Nó không biến ChatGPT thành hệ thống quản lý văn bản chính thức và không thay trách nhiệm người ký duyệt.
Quyền truy cập, lưu giữ và tính năng thay đổi theo plan, cấu hình, khu vực và hệ thống kết nối. Quy trình dưới đây giới hạn ở tài liệu không mật, đã được phép và đã ẩn danh.
Chọn đúng loại nhiệm vụ
- Phù hợp: tổng hợp báo cáo không mật, so sánh phiên bản, lập bảng vấn đề, tạo dự thảo.
- Không phù hợp: quyết định hành chính tự động, kết luận pháp lý không kiểm tra, bí mật nhà nước hoặc dữ liệu cá nhân chưa được phép.
Điều kiện quản trị
- Đăng nhập đúng workspace ChatGPT Business, không phải không gian cá nhân.
- Owner/Admin đã bật tính năng và cấp quyền cho vai trò của bạn.
- Các app cần dùng đã được phê duyệt và tài khoản nguồn chỉ có quyền cần thiết.
- Nhóm đã xác định dữ liệu được phép xử lý và người chịu trách nhiệm duyệt đầu ra.
- Xác nhận quy định lưu trữ hồ sơ, nơi được phép xuất file và cách ghi nhận phiên bản dự thảo.
Bước 1 - Chuẩn bị hồ sơ đã ẩn danh
- Tạo bản sao làm việc, loại họ tên, số định danh, số điện thoại và dữ liệu không cần thiết.
- Đặt tên tệp có phiên bản và ngày ban hành.
- Lập bảng nguồn: mã tệp, chủ sở hữu, phạm vi dùng và người phê duyệt.
- Không tải tài liệu chỉ vì tiện; phải có mục đích và thẩm quyền.
Bước 2 - Giao nhiệm vụ trong Work mode
Đọc tài liệu đã được phê duyệt trong dự án và tạo BẢN DỰ THẢO báo cáo tuần. Mọi số liệu và kết luận phải ghi mã tệp + trang/đoạn nguồn. Nếu nguồn mâu thuẫn, lập bảng so sánh; không tự chọn. Gắn mức không chắc chắn Cao/Trung bình/Thấp. Không bổ sung thông tin ngoài hồ sơ. Kết thúc bằng mục Nội dung cán bộ phụ trách phải xác minh. Không gửi, xuất bản hoặc cập nhật hệ thống khác.Bước 3 - Kiểm tra kế hoạch trước khi chạy
Đọc kế hoạch nhiều bước do Work mode đề xuất. Phạm vi chỉ gồm thu thập trong nguồn đã duyệt, trích xuất, đối chiếu, soạn thảo và kiểm tra. Xóa bước truy cập web hoặc app không cần thiết.
Bước 4 - Rà soát ma trận bằng chứng
- Mỗi con số có nguồn và đúng đơn vị?
- Nguồn đúng phiên bản hiệu lực?
- Kết luận có vượt bằng chứng?
- Thông tin không chắc chắn đã nêu rõ?
- File có nhãn BẢN DỰ THẢO và người rà soát?
Bước 5 - Xuất bản nháp và lưu vết
Xuất sang định dạng được phép, lưu cùng bảng nguồn và nhật ký chỉnh sửa. Người phụ trách phải đọc toàn bộ và kiểm tra trích dẫn gốc. Không cấu hình tự gửi hoặc tự công bố.
Quyền riêng tư và tuân thủ không phải một nút bật chung. Cần đánh giá cả ChatGPT workspace, hệ thống kết nối, hợp đồng, vùng lưu trữ và quy định của cơ quan.
Checklist vận hành an toàn
- Bắt đầu với quyền đọc; chỉ mở quyền ghi/gửi sau khi đã kiểm thử và có bước phê duyệt.
- Dùng dữ liệu mẫu hoặc đã ẩn danh trong vòng thử nghiệm.
- Mỗi lịch chạy phải có chủ sở hữu, nơi nhận bản nháp, cách xử lý lỗi và cách tắt nhanh.
- Luôn mở nguồn gốc để kiểm tra các số liệu, kết luận và hành động quan trọng.
Nguồn chính thức và lưu ý về giao diện
Nội dung tính năng được đối chiếu ngày 18/07/2026. Tên nút, vị trí menu và quyền có thể thay đổi theo đợt phát hành, plan, khu vực và cấu hình của admin. Ảnh trong bài là hình minh họa theo giao diện ChatGPT, không phải ảnh chụp workspace thật.
OpenAI Cookbook: Building workspace agents in ChatGPT
OpenAI Learn: Work mode admin FAQ
Câu hỏi thường gặp
Có thể đưa hồ sơ chứa dữ liệu cá nhân vào Work mode không?
Chỉ khi cơ quan có căn cứ, chính sách và cấu hình phù hợp. An toàn hơn là tối thiểu hóa và ẩn danh trước.
Báo cáo do Work mode tạo có thể ký ngay không?
Không nên. Đây là bản dự thảo; cán bộ phụ trách phải kiểm tra nguồn, tính chính xác, thẩm quyền và thể thức.
Work mode có tự bảo đảm tuân thủ không?
Không. Kiểm soát phụ thuộc plan, cấu hình workspace, hệ thống nguồn, khu vực và quy trình nội bộ.