Bài 6: Projects, Custom Instructions & Memory: quản lý bối cảnh

Chị Mai bán giày trên Shopee. Mỗi ngày chị mở một cuộc chat mới: cuộc viết mô tả sản phẩm, cuộc tính doanh thu tuần, cuộc soạn email trả lời khách — cuộc nào cũng phải gõ lại shop tên An Nhiên, giọng văn thân thiện, tiền tính bằng VNĐ.

Có hôm chị quên gõ lại, ChatGPT trả lời sai giọng, chị phải sửa từ đầu. Vấn đề không phải chị nhớ chưa đủ kỹ, mà là chị lưu SAI CHỖ. ChatGPT Desktop có bốn nơi giữ bối cảnh, mỗi nơi một phạm vi riêng.

Sau bài này bạn sẽ làm được

• Tạo một Project riêng cho một mục tiêu dài hạn, có gắn đúng tệp cần thiết
• Viết Project instructions để ChatGPT làm đúng quy tắc chỉ trong project đó
• Đặt Custom Instructions áp dụng cho mọi cuộc trò chuyện, không riêng project nào
• Xem, sửa, xoá thông tin trong Memory khi nó không còn đúng nữa

Projects: ngăn riêng cho một mục tiêu dài hạn

Một cuộc chat bình thường dùng xong là bỏ. Project khác — là ngăn riêng cho một mục tiêu kéo dài nhiều tuần, gom cuộc trò chuyện và tệp liên quan vào một chỗ.

Anh Tú quản lý phòng kinh doanh tạo Project "Báo cáo tuần phòng kinh doanh": mọi cuộc hỏi và mọi file doanh số nằm chung một ngăn, tách biệt việc khác của anh.

Thao tác: bấm nút tạo project mới ở thanh bên, đặt tên theo kết quả bạn muốn, không theo công cụ. Gắn vào project tệp thật sự cần — đừng gắn cả thư mục dữ liệu công ty, quy tắc quyền tối thiểu vẫn áp dụng.

Project instructions: quy tắc chỉ áp dụng trong ngăn đó

Đây là chỗ dễ nhầm với Custom Instructions nhất: Project instructions chỉ có hiệu lực TRONG project đó, không lan ra chat khác.

Trong Project "Báo cáo tuần phòng kinh doanh", anh Tú vào cài đặt của project và ghi rõ: chỉ dùng số liệu từ file đã tải lên, hỏi lại khi thiếu dữ liệu, luôn đánh dấu khi là số liệu tập luyện.

Trong project này, chỉ dùng số liệu từ tệp doanh số tôi đã tải lên.
Nếu thiếu số liệu của tháng nào, hỏi lại tôi trước, không tự suy đoán.
Khi dùng số liệu ví dụ để tập luyện, luôn ghi rõ "dữ liệu giả lập" ở đầu bảng.

Custom Instructions: ưu tiên áp dụng cho mọi cuộc trò chuyện

Custom Instructions áp dụng cho TẤT CẢ cuộc chat, không phân biệt project — đây là chỗ đặt những thứ bạn muốn ChatGPT giữ nguyên mọi lúc: ngôn ngữ, giọng văn, vai trò của bạn.

Cô Hạnh dạy Ngữ văn lớp 7A3 đặt Custom Instructions một lần, và mọi cuộc chat sau đều theo đúng giọng cô muốn.

Tôi là giáo viên Ngữ văn lớp 7A3 tại một trường THCS ở Việt Nam.
Luôn trả lời bằng tiếng Việt, câu ngắn, giọng gần gũi như nói với đồng nghiệp.
Khi không chắc thông tin, nói rõ là không chắc, đừng đoán.

Thao tác: vào Settings, tìm mục tuỳ chỉnh ChatGPT, điền hai phần — bạn là ai và muốn ChatGPT trả lời ra sao. Vị trí mục này có thể khác nhau tuỳ gói tài khoản.

Memory: ChatGPT tự nhớ theo thời gian

Memory không gắn với một project nào. ChatGPT tự ghi nhớ dần qua nhiều cuộc chat, dựa trên những gì bạn lặp lại nhiều lần hoặc nói thẳng là muốn nó nhớ.

Chị Mai có thể nói: "Hãy nhớ rằng shop tôi luôn viết mô tả sản phẩm dưới 50 chữ." Từ đó ChatGPT áp dụng điều này ở các cuộc chat sau, không cần nhắc lại.

Vào Settings, tìm mục quản lý bộ nhớ để xem những gì ChatGPT đang nhớ, và xoá từng mục hoặc xoá hết. Tính năng này tuỳ tài khoản có thể tắt hoặc mở.

Với cán bộ nhà nước: thông tin công dân thuộc phạm vi Nghị định 13/2023, tuyệt đối không để ChatGPT "nhớ" số điện thoại hay tên thật người dân.

Khi các lớp mâu thuẫn: sửa và xoá, đừng chồng thêm

Bốn nơi trên đôi khi nói ngược nhau — ví dụ Custom Instructions ghi "trả lời ngắn gọn", còn Project instructions của một project cũ lại ghi "viết chi tiết đầy đủ".

Cách xử lý đúng là sửa hoặc xoá chỉ dẫn cũ, không viết thêm một chỉ dẫn thứ ba để "đè" lên. Chồng thêm càng nhiều, bối cảnh càng rối, lỗi càng khó tìm ra gốc.

Nên dành vài phút đầu mỗi tháng mở lại Custom Instructions và Memory, xoá thông tin đã lỗi thời — ví dụ lớp bạn dạy đã lên 7A3 thay vì 6A3.

Tự kiểm: xếp đúng lớp cho từng loại thông tin

Trước khi qua bài sau, thử tự hỏi từng loại thông tin dưới đây nên nằm ở đâu:

• Tên trường bạn dạy → Custom Instructions, vì đúng ở mọi cuộc chat
• File danh sách lớp 7A3 → gắn vào Project của việc đó
• Quy tắc chỉ chấm điểm dựa trên đáp án gốc đã tải lên → Project instructions của Project chấm bài
• Sở thích không dùng emoji khi trả lời → để Memory tự nhớ, hoặc ghi cứng vào Custom Instructions
• Số điện thoại khách hàng thật → không lưu ở lớp nào cả, dùng dữ liệu giả lập

Lỗi thường gặp

• Nhồi hết mọi quy tắc vào Custom Instructions, dùng chung cho mọi project. Xử lý: tách quy tắc riêng của một việc ra Project instructions.
• Gắn quá nhiều tệp không liên quan vào một Project. Xử lý: chỉ gắn tệp thật cần, gỡ bớt tệp cũ.
• Để Memory tích lại thông tin đã sai — tên shop cũ, lớp học cũ. Xử lý: mở lại Memory định kỳ, xoá hoặc sửa.
• Dán dữ liệu nhạy cảm vào Project instructions hoặc để Memory ghi nhớ cho tiện. Xử lý: dùng dữ liệu giả lập khi tập luyện.

Checklist trước khi làm

• Đã xác định rõ mục tiêu Project, đặt tên theo kết quả chưa
• Chỉ gắn đúng tệp cần thiết, đã gỡ tệp không còn dùng
• Project instructions đã ghi rõ nguồn dữ liệu và khi nào cần hỏi lại
• Custom Instructions chỉ chứa ưu tiên chung, không lẫn quy tắc riêng của một việc
• Đã kiểm tra Memory gần đây, không còn thông tin lỗi thời hoặc nhạy cảm

Khi bạn lưu đúng lớp, mỗi lần mở ChatGPT không cần giải thích lại từ đầu, và khi có gì sai bạn biết ngay phải sửa ở đâu. Bài sau bạn học cách mở rộng ChatGPT ra ngoài phạm vi chat bằng Plugins, Apps và trình duyệt tích hợp, cùng cách cấp quyền an toàn.